Интеграция чат-бота с Microsoft Outlook и Exchange

Интеграция с Microsoft Exchange позволяет сделать сервис планирования встреч в календаре Outlook и мессенджерах. Бот может проверять занятость, подбирать свободные слоты для встреч, автоматически создавать события в календаре и отправлять приглашения участникам. 

*Интеграция сделана через Exchange, что позволяет работать без подписки на Azure. 

Чат-боты с Outlook полезны компаниям и специалистам, которые работают со встречами, записями и расписанием.

1. Медицина и wellness: запись пациентов на прием к врачу, бронирование времени для процедур и тренировок. 

2. Продажи и консультации: бронирование встреч с менеджерами, запись на консультацию.  

3. HR и рекрутинг: планирование собеседований. 

4. Образование и коучинг: запись на уроки, вебинары и тренинги. 

5. Корпоративные сервисы: бронирование переговорных, планирование встреч с коллегами. 

  

В базовом сценарии бот проверяет занятость  →  показывает свободное время, которое выделено под встречи  →  записывает на встречу → ставит событие в календарь. Для автоматизации смежных процессов чат-бот можно связать с Битрикс24, amoCRM, HH.ru, iSpring, e-Staff, ChatGPT.  

Кандидат откликается на вакансию на hh.ru, Авито → проходит отбор в боте → бот проверяет доступность рекрутера → предлагает слоты →  создаёт встречу в календаре → отправляет приглашение.

Сотрудник просит бота забронировать переговорную → бот проверяет, свободна ли нужная переговорная (как пользователь) → если комната свободна – создаёт событие, добавляя комнату как участника и указывая её как локацию → подтверждение отправляется в чат.

Клиент пишет в поддержку по сложному вопросу или запросил помощь по внедрению → бот предлагает записаться на звонок с менеджером → проверяет свободные слоты менеджера через Exchange → предлагает удобное время → создаёт встречу в календаре.

– клиент проходит квиз в боте

– бот собирает контакты, создаёт новый лид в amoCRM 

– бот проверяет через Exchange календарь менеджера и предлагает слоты для демо

– клиент выбирает удобное время

– бот создаёт встречу Zoom-ссылкой в Outlook

– в amoCRM автоматически создаётся сделка

– менеджер получает уведомление в Outlook и видит задачу/событие в amoCRM

– клиент выбирает услугу и мастера в боте

– бот проверяет доступность мастера через Exchange и предлагает свободные слоты

– клиент выбирает время

– бот создаёт встречу в календаре мастера и отправляет подтверждение клиенту

– бот отправляет напоминание о записи

– после процедуры берет обратную связь

– студент выбирает предмет

– бот определяет куратора или преподавателя 

– проверяет его доступность через Exchange и предлагает свободные слоты 

– студент выбирает время

– бот создаёт встречу в календаре преподавателя и отправляет подтверждение студенту

Если добавить интеграцию с iSpring, бот сможет обмениваться данными с этой площадкой и автоматизировать еще больше процессов. Например, бот получает информацию от iSpring, что студент завершил курс, и затем организовывает встречу с преподавателем. 

Для настройки соединения необходимо получить доступ к Exchange-серверу. Обратитесь к вашему системному администратору за параметрами подключения: 

1. Имя пользователя (NTLM)

2. Пароль (NTLM) – это пароль от учётной записи, под которой будет происходить подключение к Exchange

Блок проверяет наличие свободного времени в календаре Outlook. Подключается к Exchange и проверяет Outlook – когда пользователь (например, сотрудник или менеджер) занят и доступен.  

Часовой пояс. Пример: Москва (GMT+3)

Электронная почта пользователя – email календаря, который нужно проверить. Пример: ivanov@company.ru

Начало временного интервала – с какого момента бот должен начать проверку. Пример: 2025-06-01T09:00:00 

Конец временного интервала – до какого момента нужно проверить занятость

Интервал занятости – интервал, в который будут собираться все слоты. Пример: 1 час

После настройки блок вернёт информацию о том, в какие моменты пользователь занят или свободен. Эти данные можно использовать в следующих шагах сценария: например, предложить свободные окна для встречи или передать в блок, создающий событие в календаре.

%answer_2.MergedFreeBusy% – строка с информацией о занятости пользователя, разбитая по интервалам; каждый символ обозначает статус в соответствующем отрезке времени

Пример: 000022220000, где 0 — свободно, 2 — занято

%answer_2.CalendarEvents% – список событий, найденных в календаре пользователя в заданный интервал времени

%answer_2.CalendarEvents.StartTime% –  время начала события из календаря

Пример: 2025-06-01T14:00:00

%answer_2.CalendarEvents.EndTime% – время окончания события

Пример: 2025-06-01T15:00:00

%answer_2.CalendarEvents.BusyType% – тип занятости на время события; нужен для фильтрации событий

Блок создаёт событие в календаре Outlook от имени указанного пользователя. Это может быть встреча, консультация, звонок, напоминание или любое другое мероприятие, отображающееся в Outlook и доступное участникам по приглашению. Событие автоматически появляется в календаре всех приглашённых пользователей и может включать тему, описание, время, место и другие детали.

Тема события – название встречи. Пример: Собеседование 

Описание – дополнительная информация о событии. Пример: Подключитесь по ссылке Zoom за 5 минут до начала

Электронная почта участника 1 – email первого участника. Пример: client@example.com

Электронная почта участника 2 – email второго участника

Начало события – дата и время начала встречи. Пример: 2025-06-01T14:00:00

Конец события – дата и время окончания встречи

Часовой пояс. Пример: Москва (GMT+3)

Место встречи – физический адрес или ссылку на онлайн-платформу. Пример: Zoom: https://zoom.us/j/123456789

%answer_3.Id% – уникальный идентификатор созданного события в системе Exchange; используется для отслеживания, редактирования, удаления или синхронизации события

Мы собрали готовые шаблоны ботов, которые можно адаптировать под свой сценарий или просто узнать, как бот устроен внутри. 

📆 Бот для записи в календарь Outlook. Это базовый сценарий, в котором бот проверяет свободные слоты в Outlook и ставит встречу.